わかりやすいパワポ資料の作り方とプレゼン成功のポイントを解説

聞き手に瞬時に情報を伝えられるデザインを意識する

パワポでプレゼンをする際は、聞き手にとって必要となる情報や重要なポイントを、瞬時に伝えられるデザインにすることが大切です。

パワポのデザインをただの「装飾」として認識している人もいますが、それは大きな間違いです。

なぜなら、デザインは聞き手の「わかりやすさ」につながるからです。

そのため、パワポのオブジェクトの位置がずれていたり感覚がバラバラのデザインだと、聞き手に重要なポイントが伝わりづらいだけでなく、手抜きのような印象を与えてしまう可能性があります。

聞き手の理解度を無視して進めるプレゼンには意味がないので、できるだけ伝わりやすいデザインを意識しましょう。

スライドに入れる情報はコンパクトかつシンプルにまとめる

パワポで資料を作成する際は、スライドに入れる情報はコンパクトかつシンプルにまとめることが大切です。

伝えなければいけないことが多い場合でも、スライドに情報を詰めすぎてしまうとかえって見づらくなり、本当に伝えたいことが何かわからなくなってしまいます。

スライドに入れる情報はコンパクトかつシンプルにまとめ、どうしても情報量が多くなってしまう場合は図や表などを利用して、できるだけシンプルにまとめましょう。

スライドの数は最小限に抑える

スライドの数は最小限に抑えるようにしましょう。

なぜなら、聞き手の関心をつなぎとめるためには、そのプレゼンの中で「最も伝えたいこと」を聞き手にはっきりと示す必要があるからです。

スライドが多すぎるとメリハリがなくなり、「結局何がいいたいの？」と聞き手に思わせてしまいます。

これでは、プレゼンを成功させることはできません。

もし、スライドがどうしても多くなってしまう場合は、途中で表やグラフを載せたスライドを差し込むなどして、聞き手を飽きさせない工夫をしましょう。

フォントはゴシック体を使う

フォントはゴシック体を使いましょう。

パワポには様々なフォントの種類があり、よく使われるフォントは「明朝体」と「ゴシック体」です。

明朝体は縦線に対して横線が細いという特徴があり、相手にやわらかい印象を与えることができます。

一方で、ゴシック体は縦線も横線も太さが統一されており、遠くからでも見やすいという特徴があります。

明朝体など線が細い文字を使うと、見る角度や距離によって資料の見えやすさに差が出てしまいます。

プレゼンなど大勢の人に向けて発表する場では、比較的見やすいゴシック体が適しています。

文字の大きさを変えてコントラストをつける

パワポでプレゼンをする際は、聞き手にわかりやすくするために文字の大きさを変えてコントラストを付けることが大切です。

タイトルや見出し、本文中の大事な部分で文字の大きさを変えると、メリハリがつき、内容をわかりやすく伝えることができます。

例えば、スクリーンに映してプレゼンする場合、見出しのフォントサイズは「36〜44」、本文は「18〜32」に設定すると、後方の席の人でも見えやすくなります。

プレゼンをおこなう会場や人数、年齢層によっても適切な文字の大きさは異なりますので、その時々に合わせた文字のサイズを見つけてみましょう。

使用する色は極力少なくする

使用する色は極力少なくすることが大切です。

あまり多くの色を使いすぎてしまうと、聞き手はどの色が重要なのかわかりづらく、目を疲れさせてしまいます。

パワポで色の装飾をおこなう際は、「メイン」「アクセント」「通常の文章」といった基本3つの使い分けに抑えるようにしましょう。

また、原色を使いすぎることも聞き手を疲れさせる原因となるので、注意が必要です。

必要以上に装飾をしない

デザインは必要以上に装飾しないことが重要です。

装飾は、見せたいものや強調したい部分を目立たせるために有効な手法の一つですが、必要以上に装飾してしまうと逆に全体的な内容が伝わりづらくなってしまいます。

色の装飾を加える場合は色合いを統一する、線・影の装飾を加える場合は基本的に薄くするなど、あくまでシンプルなデザインを心がけましょう。

全体的に装飾のムラがないように、あらかじめルールを決めておくこともおすすめです。

文字とオブジェクトの関係をわかりやすくする

文字とオブジェクトの間隔をレイアウトで調整することで、その関係がわかりやすくなり、洗練された資料を作成することができます。

もし、文字とオブジェクトの間隔が揃っていないと、読み進める順番を混乱させてしまうなどの弊害が生じます。

確実にオブジェクトの間隔を揃えたい場合は、パワポの「配置」機能を活用するのがおすすめです。

「配置」機能の使い方は下記の通りです。

1.揃えたいオブジェクトを「Ctrl」+クリックで選択する

2.タブの「配置」から「揃え」を選択する

また、文字とオブジェクトの関係をわかりやすくするには、まず自分の頭の中で情報を整理し、理想のレイアウトをイメージしておくことが大切です。

一度決めたルールを全てのスライドに適用する

資料作成する際に決めたルールは、全てのスライドに適用するようにしましょう。

なぜなら、パワポで資料を作成するときに重要なのが、「一貫性」だからです。

例えば、「重要なポイントは赤文字で協調する」と決めていたにも関わらず、スライドの後半になって緑や青、黄などの色を重要な個所に使ってしまうと聞き手を混乱させてしまいます。

スライド全体に一貫性を持たせ、聞き手がストレスなく目を通せるようにしましょう。

スライド番号と合計のスライド数を入れておく

スライドの番号と合計数は必ず入れておくようにしましょう。

スライド番号や合計数があると全体のボリュームを確認できるだけではなく、プレゼン終了後に質問を受け付ける際に、スムーズなやりとりをおこなえるからです。

また、プレゼンをおこなっている最中も、今説明しているところは何ページなのかをすぐに確認することができ、時間の調整に役立ちます。

スライドのページ数が多ければ多いほど、番号と合計数を入れておくことでスムーズなプレゼンの進行につながります。

人の視線の動きに配慮する

伝わりやすい資料を作成するには、人の視線の動きに配慮することが大切です。

どれだけ熱意を持ってプレゼンしたとしても、聞き手は自分が気になるところだけを読もうとするため、人によって目線がバラバラになってしまいます。

また、人は無意識に「Z」の視線の動きで文字を読む傾向があります。

そのため、重要なポイントは上部に置き、結論ファーストで記載することで、自分が本当に伝えたいことを確実に伝えることができます。

他にも、「グーテンベルク・ダイヤグラム」といって、同じ種類の情報が配置されていると人は左上を最初に見てから「右上、左下、右下」のように目線を持っていくという考え方や、「Fの法則」といって、人が

「左上、右上、左上、少し下、少し右」へ無意識に視線が動しているという考え方があります。

余力があれば、それぞれの法則を学び、資料作成に活かしてみるのも良いでしょう。

改行・行間・配置・余白を調整する

改行・行間・配置・余白の適切な設定も、見やすいパワポ資料を作るうえで重要です。

具体的には、「句読点」や「〜は」の部分で改行すると、スライド上の詰まりが解消されます。

他にも、全体の文字量やつながりを意識しながら、適宜余白を作るようにしましょう。

作成したパワポ資料を紙媒体に抽出して、読みづらい箇所やズレが生じていないかを確認することもおすすめです。

事前準備を怠らない

プレゼンを成功させるためには、資料作りや話し方においても、とにかく事前準備が大切です。

実際のプレゼン前に声を出して練習してみたり、上司や同僚など第三者に見せてフィードバックをもらうなどすることで、資料作成時には気が付かなかった点を事前準備の段階で改善することができます。

また、質疑応答の時間を余らせてしまった場合に備えて、想定される質問とその回答を事前に用意しておくようにしましょう。

スライドはあくまでもツールという意識を持つ

プレゼンをする際はパワポを使う機会が多いですが、パワポのスライドはあくまでも発表のツールの1つにすぎないという意識を持ちましょう。

実際のプレゼンはスライドに書いた内容だけでなく、自分の気持ちや熱意を相手に伝えることが求められます。完成度の高い資料を作れば必ずプレゼンが成功するわけではないのです。

資料にまとめた内容をベースに、聞き手の温度感を加味しながら、自分の熱意が伝わるようなプラスαの言葉を添えるようにしてください。

聞き手を引き付けるような話し方をする

パワポ資料を見せながらプレゼンをする場合、聞き手はどうしても資料だけを目で追ってしまいますが、ただ資料を見ているだけだと聞き手は途中で飽きてしまいます。

聞き手の集中力が切れてきたと感じる場合は、意識的に問いかけや語調を強めたりすることで、再びプレゼンに関心を向けさせることができます。

発表者自身も用意したメモばかり見るのではなく、聞き手の一人ひとりに目を向け、場の空気を把握することで、臨機応変に話し方をコントロールすることが大切です。